1. Titolare del trattamento

Ermesia Viaggi S.r.l., Viale Misurata 23, 20146 Milano (MI) – C.F. e P.IVA 14237150967
E-mail: info@ermesia.com – PEC: ermesiaviaggisrl@pec.it

Ermesia non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non essendo obbligata. Il referente interno per le questioni relative alla privacy è Matteo Martellosio, contattabile all’indirizzo info@ermesia.com.

2. A chi si rivolge l’informativa

L’informativa riguarda:

• i visitatori del sito www.ermesia.com;
• chi richiede informazioni o preventivi, anche per conto di una scuola, un ente o un’azienda;
• i contraenti e i partecipanti ai viaggi (studenti, docenti, accompagnatori, viaggiatori individuali), compresi i genitori o tutori che iscrivono un partecipante minorenne;
• chi compila i moduli di iscrizione sulle piattaforme utilizzate da Ermesia (ad esempio WeTravel o moduli Google).

3. Dati trattati

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo, e-mail, telefono, contatto di emergenza.
• Dati del partecipante: data e luogo di nascita, sesso, codice fiscale, nazionalità, estremi del documento di identità o del passaporto, scuola e classe frequentata, preferenze di sistemazione.
• Dati del genitore o tutore: per i partecipanti minorenni, nome, cognome e codice fiscale del genitore o tutore che effettua l’iscrizione.
• Dati di fatturazione e pagamento: codice fiscale o partita IVA, indirizzo di fatturazione, estremi dei bonifici. I dati delle carte di pagamento sono gestiti direttamente dal fornitore del servizio di pagamento e Ermesia non vi ha accesso.
• Dati relativi alla salute: allergie, intolleranze alimentari, diete, disabilità o terapie in corso comunicate per organizzare il viaggio in sicurezza.
• Immagini e video: foto e riprese dei partecipanti realizzate durante i viaggi, solo se è stato prestato il relativo consenso.
• Dati di navigazione: indirizzo IP, dati tecnici di connessione e cookie, come descritto nella Cookie Policy.

4. Finalità e basi giuridiche

5. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari all’iscrizione e all’organizzazione del viaggio (dati identificativi, di contatto, del documento e di pagamento) è necessario: senza questi dati Ermesia non può concludere o eseguire il contratto.

Il conferimento dei dati relativi alla salute è facoltativo, ma senza di essi Ermesia non può tenere conto di allergie, diete o altre esigenze del partecipante nell’organizzazione del viaggio.

Il consenso all’uso di immagini e video e il consenso alla newsletter sono del tutto facoltativi: il rifiuto non ha alcuna conseguenza sull’iscrizione o sulla partecipazione al viaggio.

6. Dati dei minori

I dati dei partecipanti minorenni sono forniti:

• dal genitore o tutore che effettua l’iscrizione tramite le piattaforme online di Ermesia, e che presta per conto del minore i consensi richiesti; oppure
• dall’istituto scolastico che organizza il viaggio, che li trasmette a Ermesia per le sole finalità di organizzazione del viaggio e garantisce di aver informato le famiglie.

I consensi al trattamento dei dati relativi alla salute e all’uso di immagini e video dei minori sono sempre prestati da chi esercita la responsabilità genitoriale.

7. Immagini e video

Durante i viaggi il personale di Ermesia può realizzare foto e video dei partecipanti che hanno prestato il consenso, da utilizzare senza fini di lucro sul sito, sui canali social e nei materiali promozionali di Ermesia. Ermesia non pubblica immagini dei partecipanti che non hanno prestato il consenso e non associa alle immagini dati identificativi come nome e cognome dei minori.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento scrivendo a info@ermesia.com. Dopo la revoca, Ermesia non utilizza più le immagini e le rimuove dai propri canali entro un tempo ragionevole; la revoca non pregiudica la liceità dell’uso precedente.

8. Modalità del trattamento

I dati sono trattati con strumenti informatici e telematici, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione, da personale autorizzato e adeguatamente istruito. Sono adottate misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate, tra cui autenticazione a due fattori, accessi limitati al personale autorizzato e backup periodici.

Non vengono effettuati processi decisionali automatizzati né profilazione.

9. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati, nei limiti necessari:

• ai fornitori dei servizi turistici inclusi nel viaggio (vettori, strutture ricettive, musei, guide, agenzie e corrispondenti locali), che li trattano come titolari autonomi;
• alle compagnie assicurative e agli intermediari assicurativi per l’attivazione delle polizze e la gestione dei sinistri;
• a Garanzia Viaggi S.r.l., in caso di attivazione della garanzia per insolvenza o fallimento;
• all’istituto scolastico o all’ente che organizza il viaggio con Ermesia, per quanto necessario alla sua gestione;
• a consulenti e professionisti (commercialista, consulenti legali e assicurativi);
• ai fornitori di servizi informatici e di piattaforme utilizzati da Ermesia (ad esempio Google Workspace, Asana, WeTravel e i relativi servizi di pagamento), nominati ove necessario responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR;
• ad autorità pubbliche, quando richiesto dalla legge.

I dati non sono diffusi né ceduti a terzi per loro finalità commerciali. Le immagini sono diffuse solo nei limiti del consenso prestato.

10. Trasferimento dei dati fuori dall’Unione Europea

Alcuni fornitori (ad esempio Google LLC, Asana Inc. e WeTravel Inc.) possono trattare dati negli Stati Uniti o in altri Paesi extra UE. Il trasferimento avviene sulla base dell’adesione del fornitore all’EU-US Data Privacy Framework, ove certificato, o delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea (art. 46 GDPR).

Per i viaggi con destinazioni fuori dall’Unione Europea, i dati necessari sono comunicati ai fornitori dei servizi nel Paese di destinazione, in quanto il trasferimento è necessario all’esecuzione del contratto (art. 49.1.b GDPR).

11. Conservazione dei dati

• Dati contrattuali, fiscali e contabili: 10 anni, come previsto dalla legge.
• Dati di prenotazione e di viaggio: fino a 3 anni dal rientro, per gestire eventuali reclami e richieste di risarcimento nei termini di prescrizione previsti dal Codice del Turismo.
• Copie dei documenti di identità e dati relativi alla salute: cancellati entro 30 giorni dal rientro, salvo reclami o sinistri in corso.
• Richieste di informazioni e preventivi non seguiti da contratto: fino a 24 mesi dall’ultimo contatto.
• Immagini e video: fino alla revoca del consenso.
• Dati per newsletter e comunicazioni promozionali: fino alla revoca del consenso.

12. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse e revoca del consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Per i partecipanti minorenni i diritti sono esercitati da chi esercita la responsabilità genitoriale.

Le richieste possono essere inviate a info@ermesia.com o a ermesiaviaggisrl@pec.it. Ermesia risponde entro un mese dal ricevimento.

L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

13. Cookie

Per informazioni sui cookie utilizzati dal sito e sulle modalità per gestirli si rinvia alla Cookie Policy disponibile su www.ermesia.com/cookies.

14. Aggiornamenti

La presente informativa può essere aggiornata in caso di modifiche normative o organizzative. La versione in vigore, con la data dell’ultimo aggiornamento, è sempre pubblicata su www.ermesia.com/privacy.